Jokainen yritys tarvitsee itselleen rekrytointiprosessin. Toimiva prosessi on kaikki kaikessa. Kun prosessi toimii, kaikille jää hyvä mieli — jopa pettyneille.
Liian usein prosessi ei kuitenkaan ole kunnossa. Yrityksen sisällä ei ole selkeitä säveliä siitä, kuka vastaa rekrystä, kuka tekee ilmoitukset, minne ilmoitukset laitetaan, miten rekry etenee ja kuinka viestintää hakijoiden kanssa hoidetaan. Lopputuloksena on helposti sekava hakijakokemus ja turhaa säätöä myös yrityksen sisällä.
Meidän mielestä sujuva rekryprosessi on kuusiosainen:
- Työpaikkailmoituksen luominen ja jakaminen
- Hakijalle helppo hakeminen
- Tiivistelmät hakijoista
- Hakijoiden järjestäminen
- Viestintäprosessi
- CV-kannan muodostuminen
Tässä blogissa käymme prosessin läpi vaihe vaiheelta ja tutustumme tarkemmin siihen, miten Moneypenny voi auttaa yrityksiä läpi sen jokaisessa vaiheessa.
Työpaikkailmoituksen luominen ja jakaminen
Hyvä rekry alkaa hyvästä työpaikkailmoituksesta. Harvalla on kuitenkaan aikaa kirjoittaa ja hioa tekstejä tuntitolkulla. Moneypenny voi laatia ilmoituksen puolestasi antamiesi tietojen pohjalta.
Järjestelmä osaa hyödyntää kirjoittaessaan yrityksen tai jopa yksittäisen työpaikan tone-of-voicea, jotta teksti vastaa organisaation tyyliä ja viestintätapaa. Ilmoitukseen voidaan lisätä myös juuri kyseiseen tehtävään liittyvät erityisvaatimukset, jolloin hakijalle syntyy selkeä kuva roolista ja tekoälyn on myöhemmin helpompi verrata hakijoiden sopivuutta rooliin.
Kaikkea Moneypennyn kirjoittamaa tekstiä voi kuitenkin myös muokata vapaasti ennen ilmoituksen julkaisemista. Valmis kirjoitus voidaan julkaista Moneypennystä suoraan haluamiisi kanaviin. Tämä auttaa pitämään ilmoitusten tuottamisen ja jakamisen yhtenäisenä osana rekrytointiprosessia.
Hakijalle helppo hakeminen
Hakemisen helppous vaikuttaa suoraan työnhakukokemukseen. Moneypennyn kautta hakijan ei tarvitse täyttää pitkiä lomakkeita tai kirjoittaa erillistä “cover letteriä” – riittää, että hän toimittaa vain CV:nsä.
Koska Moneypennyn taustalla toimiva tekoäly käy CV:t läpi, ansioluettelo saa olla laajempi kuin perinteinen yhden sivun tiivistelmä. Hakijan ei siis tarvitse karsia liikaa sisältöä, vaan hän voi tuoda esiin kokemustaan ja osaamistaan kattavammin. Tekoäly poimii CV:stä oleellisen ja auttaa myöhemmässä vaiheessa vertailemaan hakijoiden sopivuutta rooliin.
Rekrytoinnieissa ei enää etsitä pelkästään absoluuttista huippuosaajaa, vaan myös henkilökemiat ja soveltuuvuus tiimiin ovat ratkaisevia tekijöitä. Siksi hakijalle on arvokasta, että hän voi kertoa myös CV:n ulkopuolelle jäävistä asioista, kuten henkilökohtaisista vahvuuksista, luonteenpiirteistä ja harrastuksista.
Hakijalle kokemus on suoraviivainen: yksi tiedosto, ei ylimääräisiä kenttiä tai toistuvia kysymyksiä. Yritykselle tämä tarkoittaa tasalaatuista hakemusdataa ja selkeää, yhdenmukaista lähtökohtaa hakijoiden arviointiin.
Tiivistelmät hakijoista
Suurin ajansäästö Moneypennyn kanssa työskentelystä syntyy juuri hakemusten läpikäynnissä. Kun hakijoita on satoja, ihmisellä hakemusten läpikäyntiin voi upota useita työpäiviä. Tekoäly hoitaa saman vain minuuteissa. Onhan tekoäly omimmillaan juuri isojen datamassojen kanssa.
Moneypenny tuottaa hakemuksista AI-pohjaiset tiivistelmät, jotka nostavat esiin roolin kannalta keskeiset kokemukset ja osaamiset. Näin rekrytoijan ei tarvitse tehdä erikseen omia tiivistelmiä tai ylläpitää muistivihkoja kommentteineen, vaan kaikki tarvittava löytyy jatkossa Moneypennystä.
Tiivistelmien avulla myös parhaiden hakijoiden esittely liiketoiminnalle helpottuu. Rekryä tukevat päättäjät voivat nopeammin muodostaa kokonaiskuvan vaihtoehdoista ilman, että heidän tarvitsee käydä läpi jokaista CV:tä yksityiskohtaisesti. Tämä tekee päätöksenteosta johdonmukaisempaa ja läpinäkyvämpää koko prosessin ajan.
Hakijoiden järjestäminen
Seuraava työvaihe on hakijoiden järjestäminen sopivuuden mukaan. Tässä vaiheessa osuvimmat hakijat nostetaan esiin ja siirretään jatkoon seuraavalle kierrokselle, kun taas muut hakijat pysyvät mukana prosessissa myöhempää tarkastelua varten.
Moneypenny arvioi hakijoiden soveltuvuutta useasta eri näkökulmasta, kuten kielitaidon, erilaisten lupien, asiakaspalvelukokemuksen, asuinpaikan sekä rekrytoijan määrittelemien erityistoiveiden ja -vaatimusten perusteella. Näin hakijoista muodostuu vertailukelpoinen kokonaiskuva, joka helpottaa ensimmäisten valintojen tekemistä.
Haastatteluissa syntyvät muistiinpanot ja muut kommentit tallentuvat järjestelmään suoraan kunkin hakijan tietoihin. Tämä vähentää tarvetta erillisille muistivihkoille ja taulukoille. Lisäksi tämä helpottaa sitä, että kaikki rekryyn osallistuvat henkilöt näkevät samat, ajantasaiset tiedot hakijoista.
Viestintäprosessi
Työnhaussa kaikki eivät voi tulla valituiksi, mutta jokainen hakija saa jonkinlaisen kokemuksen yrityksestäsi. Usein juuri viestinnän epäonnistuminen on syy siihen, että hakijalle jää huono kuva sekä prosessista että työnantajasta. Luottamus syntyy siitä, että hakija tietää, missä mennään ja miten prosessi etenee.
Hyvin hoidettu viestintä voi kantaa myös rekrytoinnin yli. Siitä huolimatta, että henkilö ei tule valituksi haettuun työtehtävään, voi hän jatkossa olla esimerkiksi potentiaalinen asiakas, jolloin aiempi rekrykokemus vaikuttaa suoraan ostopäätökseen.
Moneypennyn kautta valituille hakijoille voidaan lähettää heti tieto jatkoon pääsystä, sopia tapaamisaikoja ja jakaa linkit sekä kysymykset esimerkiksi videohaastattelua varten. Samalla voidaan kysyä myös työn aloitukseen liittyviä käytännön asioita, jolloin tärkeät tiedot kulkevat yhdessä paikassa.
Myös ei-valituille hakijoille voidaan lähettää asiallinen ja tarvittaessa personoitu viesti. Pieni lisäpanostus tässä vaiheessa – esimerkiksi lyhyt kiitos ja kannustava palaute – jättää aivan erilaisen muistijäljen kuin pelkkä geneerinen hylkäysviesti.
Moneypenny tukee useita viestintäkanavia, kuten WhatsAppia, sähköpostia ja tekstiviestejä, ja kaikki viestintä tallentuu osaksi rekryprosessin tietoja. Haastattelumuistiinpanot ja kommentit pysyvät järjestelmässä myöhempää tarkastelua varten, prosessin päättäminen on selkeää, ja tarvittaessa tietoja voidaan siirtää myös muihin järjestelmiin. Näin viestintä muodostaa ehjän kokonaisuuden alusta loppuun.
CV-kannan muodostuminen
CV-kannan muodostumista ei perinteisesti mielletä osaksi yksittäistä rekryprosessia, mutta Moneypennyssä se on yksi keskeinen ominaisuus. Järjestelmä toimii rekrytoinnin ERPinä, jossa kaikki hakemusten mukana tulleet CV:t jäävät yrityksen omaan käyttöön eivätkä katoa yksittäisen rekryn päättyessä.
Moneypennyyn kertyvä CV-kanta auttaa tunnistamaan potentiaalisia osaajia myös tulevia tehtäviä varten. Työnhakijoiden CV:t voivat olla tietokannassa hakijan lupaaman ajan (esimerkiksi 6 kuukautta – 1 vuosi), ja tänä aikana niitä voidaan hyödyntää uusien roolien haussa ilman, että jokainen haku täytyy aloittaa täysin tyhjästä.
Kun uusi paikka aukeaa, yritys voi ensin tarkistaa olemassa olevan CV-kannan. Moneypennyn tekoälypohjainen haku käy läpi laajan hakijajoukon ja löytää sopivimmat profiilit määriteltyjen kriteerien perusteella. Näin järjestelmä voi ehdottaa valmiiksi potentiaalisia tekijöitä, ja seuraava rekryprosessi käynnistyy huomattavasti aiempaa sujuvammin.
Case tapaus tallentuvan CV-kannan hyödyistä: Lähes vuoden työttömänä ollut hakija oli ehtinyt hakea lukuisiin eri tehtäviin ilman tulosta. Lopulta hänen CV:tä verrattiin AI:n avulla jo olemassa oleviin ilmoituksiin ja hänelle löytyi heti sopivia tehtäviä, johon hänen taustansa ja osaamisensa sopi. Lopputuloksena: hän työllistyi vain parissa viikossa.
Kohti selkeämpää rekryprosessia
Hyvin suunniteltu rekrytointiprosessi ei siis ole vain yksittäinen projekti, vaan jatkuva tapa toimia. Kun ilmoitusten tuottaminen, hakeminen, tiivistelmät, hakijoiden järjestäminen, viestintä ja CV-kannan muodostuminen ovat yhden alustan sisällä, sekä hakijakokemus että yrityksen arki selkeytyvät.
Moneypennyn tavoitteena on tukea yritystä juuri tässä: tehdä rekrytoinnista läpinäkyvää, toistettavaa ja sujuvaa – ilman ylimääräistä manuaalista työtä. Kun rutiinit automatisoituvat rekrytoijille jää enemmän aikaa sille, missä he ovat parhaimmillaan eli ihmisten kohtaamiseen ja oikeiden päätösten tekemiseen. Tekoäly hoitaa taustalla aikaa vievät työvaiheet ja auttaa pitämään kokonaisuuden hallinnassa, jotta rekrytoijat voivat loistaa työssään.
Haluatteko rekryprosessia aidosti tukevan tekoälypohjaisen työkalun, joka tuo teille kilpailuetua? Ottakaa rohkeasti yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten Moneypenny voi tukea teitä rekrytoinnissa.
Kiinnostuitko – ota yhteyttä!
Autamme mielellämme tuomaan tulevaisuuden vaivattoman työnhakijakokemuksen käyttöösi jo tässä hetkessä.
Käyttöönottoja varataan nyt, varmista paikkasi rekrytoinnin kehityksen kärjessä!