Hakijaseurantajärjestelmä eli ATS (applicant tracking system) on ohjelmisto, joka auttaa yrityksiä hallinnoimaan rekrytointiprosessia alusta loppuun. Se vastaanottaa hakemukset, järjestää ne, suodattaa hakijat ennalta määritettyjen kriteerien perusteella ja pitää koko prosessin yhdessä paikassa. ATS-järjestelmä on nykyään käytössä suuressa osassa keskisuuria ja suuria organisaatioita.
Manuaalinen hakemusten käsittely hidastaa rekrytointia enemmän kuin luuletkaan
Kun hakemukset tulevat sähköpostiin, taulukkolaskentaan tai useaan eri kanavaan, rekrytoija kuluttaa valtavan osan ajastaan pelkkään hallinnointiin. Yksittäisen avoimen tehtävän kohdalla tämä voi tarkoittaa tunteja viikossa, jotka menevät hakemusten siirtelyyn, duplikaattien poistamiseen ja tiimin päivittämiseen. Ratkaisu on koota kaikki hakijadata yhteen järjestelmään, joka automatisoi rutiinit ja vapauttaa rekrytoijan aikaa siihen, mikä oikeasti ratkaisee: hakijoiden kohtaamiseen.
Hakijoiden hylkääminen ilman kunnollista arviointia maksaa yritykselle parhaat tekijät
Ilman rakennetta rekrytointipäätökset perustuvat helposti siihen, kenen hakemus sattuu avautumaan ensin tai kenen nimi muistetaan. Tämä ei ole oikeudenmukaista hakijoille eikä viisasta yritykselle. Pätevät hakijat jäävät piiloon, kun hakemusmassa on liian suuri käsitellä manuaalisesti. Systemaattinen seuranta ja vertailu, olipa se sitten ATS-järjestelmän tai tekoälyä hyödyntävän rekrytointialustan avulla, auttaa varmistamaan, että arvioit kaikki hakijat tasapuolisesti eikä kukaan hyvä tekijä tipu prosessista vahingossa.
Miten ATS-järjestelmä toimii käytännössä?
ATS-järjestelmä kerää hakemukset yhdelle alustalle, jäsentää niistä keskeisen tiedon, kuten työkokemuksen, koulutuksen ja taidot, ja järjestää hakijat ennalta asetettujen kriteerien mukaan. Rekrytoija näkee kaikkien hakijoiden tiedot yhdessä näkymässä ja voi siirtää heitä prosessin eri vaiheisiin.
Käytännössä prosessi etenee niin, että työnhakija täyttää hakulomakkeen tai lähettää CV:n, jonka jälkeen ATS jäsentää dokumentin automaattisesti. Järjestelmä poimii sieltä rakenteellisen tiedon: nimikkeet, työnantajat, koulutuksen ja usein myös avainsanoja. Tämän jälkeen se vertaa tietoja avoimen tehtävän vaatimuksiin ja pisteyttää tai suodattaa hakijat.
Rekrytoija voi asettaa suodattimia esimerkiksi koulutustason, työkokemuksen pituuden tai tiettyjen avainsanojen perusteella. Järjestelmä myös lähettää automaattisia viestejä hakijoille, kuten vastaanottovahvistuksen tai hylkäysilmoituksen, mikä säästää rekrytoijan aikaa viestinnässä.
Mitä hyötyjä ATS tuo rekrytoijalle?
ATS tuo rekrytoijalle ennen kaikkea ajansäästön ja rakenteen. Se korvaa hajanaisen sähköpostiviestinnän ja taulukkolaskennan yhdellä hallintanäkymällä, jossa koko tiimi näkee rekrytointiprosessin tilanteen reaaliajassa.
Konkreettisia hyötyjä ovat muun muassa:
- Hakemusten automaattinen vastaanotto ja jäsentely, jolloin rekrytoija ei käytä aikaa manuaaliseen tietojen syöttämiseen
- Hakijoiden vertailu yhden näkymän kautta, mikä nopeuttaa päätöksentekoa
- Tiimityöskentelyn helpottuminen, kun kommentit ja arviot löytyvät samasta paikasta
- Automaattiset viestit hakijoille, jotka parantavat hakijakokemusta ilman lisätyötä
- Rekrytointidata, jonka avulla voi seurata prosessin tehokkuutta ja tunnistaa pullonkauloja
Suurin hyöty korostuu silloin, kun hakemuksia tulee paljon. Rekrytointiohjelmisto tekee mahdolliseksi käsitellä satoja hakemuksia ilman, että prosessi kaatuisi omaan painoonsa.
Miksi ATS voi hylätä pätevän hakijan?
ATS voi hylätä pätevän hakijan, koska se arvioi hakemuksia tekstin ja avainsanojen perusteella, ei osaamisen kokonaisuuden perusteella. Jos hakijan CV ei sisällä niitä tarkkoja termejä, joita järjestelmä etsii, hakemus voi pudota pois ennen kuin yksikään ihminen on sitä katsonut.
Tämä on yksi perinteisten ATS-järjestelmien tunnetuimmista ongelmista. Esimerkiksi hakija, joka on hoitanut myyntityötä nimikkeellä ”asiakasvastaava”, voi jäädä piiloon haussa, joka etsii sanaa ”myyjä”. Järjestelmä ei ymmärrä merkityksiä, vaan tunnistaa merkkijonoja.
Toinen yleinen syy on CV:n muotoilu. Taulukot, graafiset elementit tai epätavalliset fontit voivat sekoittaa ATS:n jäsennyslogiikan niin, että tiedot tallentuvat väärin tai puutteellisesti. Hakija, jolla on täydellinen tausta, saattaa näyttää järjestelmässä tyhjältä paperilta pelkästään CV:n rakenteen takia.
Miten ATS eroaa tekoälypohjaisesta rekrytointialustasta?
Perinteinen ATS suodattaa hakijat ennalta määritettyjen sääntöjen ja avainsanojen perusteella. Tekoälypohjainen rekrytointialusta puolestaan ymmärtää merkityksiä, tunnistaa siirrettävissä olevia taitoja ja osaa löytää sopivia hakijoita myös silloin, kun heidän taustansa ei sovi täydellisesti avainsanoihin.
Käytännön ero on merkittävä. ATS tekee binaarisia päätöksiä: hakija joko täyttää kriteerin tai ei. Tekoäly arvioi osaamista laajemmin ja voi tunnistaa esimerkiksi, että projektijohtamisen kokemus rakennusalalta on relevanttia myös IT-alan koordinaattoritehtävässä, vaikka toimiala on eri.
Esimerkiksi Moneypenny toimii juuri tällä periaatteella: generatiivinen tekoäly yhdistää hakijan taidot avoimeen tehtävään tavalla, johon perinteinen sääntöpohjainen suodatus ei pysty. Rekrytoija saa esille myös ne hakijat, jotka muuten jäisivät piiloon hakijamassan alle.
Toinen keskeinen ero on hakijakokemus. Perinteinen ATS vaatii usein pitkien lomakkeiden täyttämistä. Tekoälypohjaisessa alustassa hakija voi lähettää hakemuksensa yhdellä dokumentilla muutamassa minuutissa, mikä laskee kynnystä hakea ja kasvattaa hakijamäärää.
Milloin yrityksen kannattaa ottaa ATS käyttöön?
ATS kannattaa ottaa käyttöön silloin, kun rekrytointeja on niin paljon tai niin usein, että manuaalinen hallinta alkaa syödä merkittävästi aikaa tai aiheuttaa virheitä. Useimmiten tämä raja tulee vastaan, kun yrityksessä on useampi kuin yksi rekrytointiprosessi käynnissä samanaikaisesti.
Pienet yritykset, jotka rekrytoivat muutaman kerran vuodessa, selviävät usein ilman erillistä rekrytointiohjelmistoa. Kun rekrytointimäärä kasvaa, tiimiin tulee useampia ihmisiä mukaan prosessiin tai hakemuksia alkaa tulla satoja, rakenne alkaa maksaa itsensä takaisin nopeasti.
Kannattaa myös miettiä, minkä tyyppistä järjestelmää tarvitsee. Jos ongelma on hakemusten hallinta ja tiimin koordinointi, perinteinen ATS riittää hyvin. Jos taas haaste on löytää oikeasti parhaat osaajat suuresta hakijamassasta tai parantaa hakijakokemusta, tekoälypohjainen rekrytointialusta ratkaisee ongelman tehokkaammin kuin pelkkä seurantajärjestelmä.