ATS-järjestelmä voi parantaa hakijakokemusta, mutta se riippuu siitä, miten järjestelmä on rakennettu ja mitä teknologiaa se hyödyntää. Perinteiset applicant tracking system -ratkaisut on suunniteltu rekrytoijan työn helpottamiseen, ei hakijan. Tekoälyä hyödyntävät rekrytointialustat muuttavat tätä asetelmaa: ne voivat tehdä työnhakuprosessista nopeamman, selkeämmän ja inhimillisemmän kokemuksen myös hakijalle.
Pitkät hakulomakkeet karkottavat parhaat hakijat ennen kuin rekrytoija ehtii edes katsoa hakemuksia
Rekrytointiprosessi alkaa hakijalle jo siinä hetkessä, kun hän avaa hakulomakkeen. Jos lomake vaatii täyttämään saman tiedon useaan kertaan, latautuu hitaasti tai ei toimi mobiilissa, merkittävä osa kiinnostuneista hakijoista jättää hakemuksen kesken. Nämä eivät ole heikoimpia hakijoita, vaan usein juuri niitä kiireisiä ammattilaisia, joilla on valinnanvaraa. Korjaus lähtee yksinkertaistamisesta: mitä vähemmän hakijalta vaaditaan prosessin alussa, sitä laajemman ja laadukkaamman hakijajoukon rekrytoija saa käsiteltäväkseen.
Hiljainen rekrytointiprosessi vie työnantajamaineen, jota on vaikea rakentaa takaisin
Hakijat muistavat, miten heitä kohdeltiin prosessin aikana, vaikka he eivät saisi työpaikkaa. Jos ATS-järjestelmä ei lähetä automaattisia vahvistuksia, ei kerro prosessin etenemisestä eikä ilmoita päätöksistä, hakija jää epätietoisuuteen. Tämä kokemus leviää: hakijat kertovat kokemuksistaan kollegoille ja arvostelevat työnantajia julkisesti. Työnantajamaineen rakentaminen vie vuosia, mutta huonot hakijakokemukset voivat nakertaa sitä nopeasti. Automaattiset, selkeät viestit jokaisessa prosessin vaiheessa ovat yksinkertaisin tapa pitää hakijakokemus asiallisena ilman lisätyötä rekrytoijalle.
Mitä ATS-järjestelmä tarkoittaa rekrytoinnissa?
ATS-järjestelmä eli applicant tracking system on ohjelmisto, joka auttaa organisaatioita hallinnoimaan rekrytointiprosessia. Se kerää hakemukset yhteen paikkaan, seuraa hakijoiden etenemistä prosessin eri vaiheissa ja helpottaa rekrytoijien välistä yhteistyötä. ATS on käytössä laajalti niin suurissa yrityksissä kuin rekrytointitoimistoissakin.
Käytännössä ATS-järjestelmä toimii rekrytoinnin selkärankana. Kun hakija lähettää hakemuksen, se tallentuu järjestelmään, jossa rekrytoija voi luokitella, arvioida ja siirtää hakijoita eteenpäin valintaprosessissa. Järjestelmä myös usein lähettää automaattisia viestejä hakijoille ja pitää kirjaa tehdyistä päätöksistä.
Perinteinen ATS on rakennettu ensisijaisesti rekrytoijan näkökulmasta: se järjestää tietoa ja vähentää manuaalista työtä. Hakijan kokemus on jäänyt suunnittelussa usein toissijaiseksi, mikä on johtanut kömpelöihin hakulomakkeisiin ja heikkoon viestintään prosessin aikana.
Miksi hakijakokemus on tärkeää työnantajalle?
Hakijakokemus vaikuttaa suoraan työnantajamielikuvaan ja siihen, keitä organisaatio pystyy houkuttelemaan tulevaisuudessa. Huono kokemus rekrytointiprosessissa saa hakijat kertomaan siitä eteenpäin, kun taas positiivinen kokemus rakentaa mainetta hyvänä työnantajana myös niiden silmissä, jotka eivät saaneet paikkaa.
Työnhakijakokemus ei rajoitu vain siihen, saako hakija paikan vai ei. Se kattaa koko polun ensimmäisestä kontaktista lopulliseen päätökseen: miten helppo hakemus oli jättää, saiko hakija vahvistuksen, pidettiinkö hänet ajan tasalla prosessin etenemisestä ja miten hylkäyksestä viestittiin.
Erityisesti osaajapulasta kärsivillä aloilla hakijakokemus on kilpailutekijä. Hakijat, jotka ovat kokeneet rekrytointiprosessin sujuvaksi ja kunnioittavaksi, hakevat todennäköisemmin uudelleen ja suosittelevat yritystä muille. Tämä on konkreettinen etu rekrytointimarkkinoilla.
Miten perinteinen ATS-järjestelmä vaikuttaa hakijakokemukseen?
Perinteinen ATS-järjestelmä heikentää hakijakokemusta usein kolmella tavalla: monimutkaisilla hakulomakkeilla, hitaalla tai puuttuvalla viestinnällä ja jäykällä hakuprosessilla, joka ei jousta hakijan tilanteen mukaan. Tuloksena on turhautuminen ja kesken jääneet hakemukset.
Monissa perinteisissä järjestelmissä hakijan täytyy syöttää samat tiedot useaan kertaan, vaikka hän on jo liittänyt ansioluettelonsa. Lomakkeet voivat olla pitkiä ja teknisesti vanhentuneita, eivätkä ne välttämättä toimi hyvin mobiililaitteilla, vaikka suuri osa hakijoista käyttää puhelintaan ensisijaisena laitteena.
Viestinnän puute on toinen yleinen ongelma. Hakija saattaa lähettää hakemuksen ja kuulla seuraavan kerran vasta viikkojen tai kuukausien päästä, tai ei kuulla lainkaan. Tämä kokemus jättää negatiivisen muistijäljen riippumatta siitä, oliko hakija muuten sopiva tehtävään.
Voiko tekoäly parantaa ATS-järjestelmän hakijakokemusta?
Tekoäly voi parantaa hakijakokemusta merkittävästi, kun se on integroitu rekrytointiprosessiin oikein. Se nopeuttaa hakemuksen käsittelyä, tunnistaa hakijan osaamisen laajemmin kuin avainsanahaku ja mahdollistaa paremman viestinnän ilman että rekrytoijan työtaakka kasvaa.
Tekoälyä hyödyntävä rekrytointialusta voi esimerkiksi tunnistaa hakijan siirrettävissä olevat taidot, jotka perinteinen hakusanapohjainen suodatus ohittaisi. Tämä tarkoittaa, että useampi sopiva hakija pääsee rekrytoijan näkyville, eikä hakija putoa prosessista vain siksi, että hänen ansioluettelonsa sanamuoto ei osu täsmälleen hakuehtoihin.
Hakijan näkökulmasta tekoäly voi yksinkertaistaa hakuprosessia huomattavasti. Kun järjestelmä osaa lukea ja tulkita yhden dokumentin, hakijan ei tarvitse täyttää pitkiä lomakkeita manuaalisesti. Tämä laskee kynnystä hakea ja parantaa hakijakokemusta konkreettisesti jo prosessin ensimmäisessä vaiheessa. Moneypenny on esimerkki tästä lähestymistavasta: hakija voi jättää hakemuksen yhdellä dokumentilla muutamassa minuutissa.
Mitä ominaisuuksia hyvä rekrytointialusta tarjoaa hakijalle?
Hyvä rekrytointialusta tarjoaa hakijalle nopean ja selkeän hakuprosessin, automaattisen vahvistuksen hakemuksen vastaanottamisesta, säännöllisen tiedon prosessin etenemisestä ja mahdollisuuden jättää hakemus yhdellä dokumentilla ilman moninkertaista tietojen syöttämistä.
Konkreettisesti hyvä hakijakokemus rakentuu näistä elementeistä:
- Yksinkertainen hakeminen: hakija voi lähettää hakemuksen yhdellä dokumentilla tai ansioluettelolla ilman pitkiä lomakkeita
- Mobiiliystävällisyys: prosessi toimii sujuvasti puhelimella
- Automaattiset vahvistusviestit: hakija tietää heti, että hakemus on vastaanotettu
- Läpinäkyvyys prosessista: hakija saa tiedon, missä vaiheessa prosessi etenee
- Avoin hakemusmahdollisuus: hakija voi jättää hakemuksen myös ilman tiettyä avointa paikkaa
- Selkeä päätösviestintä: hakija saa tiedon lopputuloksesta, myös hylkäystilanteessa
Nämä ominaisuudet eivät vaadi suuria investointeja, mutta niiden puuttuminen näkyy suoraan hakijamäärissä ja työnantajamielikuvassa.
Miten rekrytoija voi mitata hakijakokemuksen laatua?
Rekrytoija voi mitata hakijakokemusta seuraamalla hakuprosessin keskeyttäneiden hakijoiden osuutta, keräämällä palautetta hakijoilta prosessin jälkeen ja tarkastelemalla, kuinka suuri osa hakijoista etenee eri vaiheisiin. Nämä luvut kertovat, missä kohtaa prosessi menettää hakijoita.
Yksinkertaisin tapa aloittaa mittaaminen on lyhyt palautekysely, joka lähetetään kaikille hakijoille prosessin päätyttyä. Kysely voi sisältää vain muutaman kysymyksen: oliko hakeminen helppoa, saitko riittävästi tietoa prosessin etenemisestä ja suosittelisitko yritystä muille työnhakijoille. Vastaukset paljastavat nopeasti, missä kohtaa kokemus ontuu.
Rekrytointialustan datasta voi myös seurata, missä kohtaa hakulomaketta hakijat keskeyttävät hakemisen. Jos suuri osa hakijoista poistuu ennen lomakkeen loppua, se on selkeä signaali siitä, että prosessi on liian raskas. Tämä tieto auttaa kohdentamaan parannukset juuri sinne, missä ne vaikuttavat eniten hakijakokemukseen ja sitä kautta rekrytointiprosessin tuloksiin.