Työnhakuprosessi on liian monimutkainen silloin, kun se vaatii hakijalta kohtuuttoman paljon aikaa, useita erillisiä lomakkeita tai monta hakuvaihetta ennen kuin yhteydenotto rekrytoijaan edes alkaa. Selkein merkki on hakijamäärän lasku tai hakemusprosessin keskeyttäminen kesken kaiken. Jos hakuprosessi kestää hakijan näkökulmasta yli 20 minuuttia, merkittävä osa kiinnostuneista jättää hakemuksen lähettämättä.
Pitkä hakuprosessi karkottaa pätevimmät hakijat ennen kuin he edes aloittavat
Parhaat osaajat ovat usein jo työsuhteessa ja harkitsevat vaihtamista vain, jos se tuntuu vaivattomalta. Kun hakuprosessi vaatii rekisteröitymistä, CV:n manuaalista syöttämistä kenttä kerrallaan ja useita motivaatiokirjeitä, he yksinkertaisesti siirtyvät seuraavaan ilmoitukseen. Konkreettinen korjaus on vähentää hakuvaiheiden määrä minimiin ja mahdollistaa hakeminen yhdellä dokumentilla tai avoimella hakemuksella.
Hakijoiden hiljaisuus ei tarkoita kiinnostamattomuutta, vaan prosessin esteellisyyttä
Kun avoin tehtävä kerää vain muutaman hakemuksen, ensimmäinen reaktio on usein olettaa, että rooli ei kiinnosta tai palkkataso on väärä. Todellisuudessa este on usein tekninen tai prosessuaalinen: hakuportaali ei toimi mobiilissa, lomake on liian pitkä tai hakuprosessin vaiheita ei selitetä etukäteen. Ratkaisu on testata oma hakuprosessi hakijan näkökulmasta, mielellään mobiililaitteella, ja mitata, missä kohdassa hakijat keskeyttävät.
Mitkä merkit kertovat liian monimutkaisesta työnhakuprosessista?
Selkeimmät merkit liian monimutkaisesta työnhakuprosessista ovat korkea keskeyttämisprosentti, vähäinen hakijamäärä suhteessa ilmoituksen näkyvyyteen, hakijoiden negatiivinen palaute prosessista sekä se, että hakemuksen lähettäminen kestää yli 15 minuuttia. Nämä signaalit kertovat, että prosessi kuluttaa hakijan motivaatiota ennen kuin rekrytoija on edes nähnyt hakemusta.
Käytännössä monimutkaisuus näkyy monella tavalla. Hakijaa saatetaan pyytää täyttämään samat tiedot useaan kertaan, lataamaan CV ja sen lisäksi syöttämään kaikki tiedot manuaalisesti erilliseen lomakkeeseen. Rekisteröityminen pakolliseksi vaiheeksi ennen hakemuksen lähettämistä on yksi yleisimmistä syistä prosessin keskeyttämiseen.
Toinen selkeä merkki on epäselvyys prosessin etenemisestä. Jos hakija ei tiedä, kuinka monta vaihetta prosessissa on tai milloin hän kuulee päätöksestä, epävarmuus kasvaa ja kiinnostus vähenee. Läpinäkyvyys prosessin rakenteesta on pieni muutos, joka parantaa hakijakokemusta merkittävästi.
Miksi monimutkainen rekrytointiprosessi karkottaa parhaat hakijat?
Monimutkainen rekrytointiprosessi karkottaa parhaat hakijat, koska heidän vaihtoehtonsa ovat laajat. Passiiviset työnhakijat ja kokeneemmat osaajat eivät joudu hakemaan töitä, he harkitsevat sitä. Kun hakuprosessi tuntuu raskaalta tai epäselvältä, he yksinkertaisesti siirtyvät eteenpäin. Helppous on usein ratkaiseva tekijä siinä, lähettääkö hakija hakemuksen vai ei.
Rekrytointiprosessin monimutkaisuus ei vaikuta kaikkiin hakijoihin samalla tavalla. Aktiivisesti työtä etsivä henkilö saattaa jaksaa täyttää pitkänkin lomakkeen, koska hänellä on vahva motivaatio. Sen sijaan osaaja, joka on tyytyväinen nykyiseen työpaikkaansa mutta avoin uusille mahdollisuuksille, tekee päätöksensä nopeasti ja vaivattoman prosessin perusteella.
Tämä tarkoittaa, että monimutkainen rekrytointi suodattaa hakijajoukon väärin päin. Prosessin pitäisi suodattaa osaamisen ja sopivuuden perusteella, ei hakemisen helppouden perusteella. Yritys saattaa menettää juuri ne hakijat, joita se eniten tarvitsisi.
Kuinka monta vaihetta rekrytointiprosessissa pitäisi olla?
Toimiva rekrytointiprosessi koostuu yleensä kolmesta viiteen vaiheesta: hakemus, alkuhaastattelu tai puhelinseula, syventävä haastattelu sekä päätös ja tarjous. Tätä enemmän vaiheita tarvitaan vain erityisen vaativiin tai vastuullisiin rooleihin. Jokaisella vaiheella pitää olla selkeä tarkoitus, ja turhat välivaiheet kannattaa poistaa kokonaan.
Prosessin pituuden pitäisi heijastaa roolin vaativuutta. Asiantuntijatehtävässä kaksi haastattelukierrosta on usein riittävä. Johtotason rekrytoinneissa useampi vaihe on perusteltua, mutta silloinkin hakijalle pitää viestiä prosessin rakenteesta selkeästi etukäteen.
- Hakemus: yksinkertainen, yksi dokumentti tai avoin hakemus riittää
- Alkukartoitus: lyhyt puhelinhaastattelu tai automaattinen esikarsinta
- Syventävä haastattelu: yksi tai kaksi kierrosta riippuen roolista
- Päätös ja tarjous: nopea viestintä kaikille hakijoille
Yksi käytännöllinen tapa arvioida omaa prosessia on laskea, kuinka monta päivää kuluu hakemuksen vastaanottamisesta työtarjouksen tekemiseen. Jos aika on yli neljä viikkoa, prosessissa on todennäköisesti vaiheita, joita voi yhdistää tai nopeuttaa.
Miten tekoäly voi yksinkertaistaa työnhakuprosessia?
Tekoäly yksinkertaistaa työnhakuprosessia automatisoimalla hakijoiden esikarsintaa, tunnistamalla osaamisen hakudokumenteista ilman manuaalista lomakkeiden täyttöä ja auttamalla rekrytoijaa löytämään sopivat hakijat nopeasti suuresta hakijajoukosta. Hakijalle tämä tarkoittaa lyhyempää ja vaivattomampaa hakuprosessia, rekrytoijalle taas merkittävästi kevyempää työkuormaa.
Generatiivinen tekoäly pystyy lukemaan hakijan dokumentin ja yhdistämään siinä mainitut taidot avoimeen tehtävään, vaikka hakija ei olisi käyttänyt täsmälleen samoja termejä kuin tehtävänkuvauksessa. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun hakijoita on paljon ja rekrytoijan aika on rajallinen.
Esimerkiksi Moneypenny hyödyntää tätä lähestymistapaa: hakija voi lähettää hakemuksensa yhdellä dokumentilla, ja tekoäly tunnistaa hakijan osaamisen ja yhdistää sen avoimeen tehtävään sekunneissa. Rekrytoija saa esille myös ne hakijat, joiden sopivuus ei ole ilmeistä ensi silmäyksellä, mutta joiden tausta vastaa tehtävän vaatimuksia.
Tekoäly ei korvaa rekrytoijan harkintaa, mutta se poistaa prosessin raskaimmista vaiheista suuren osan manuaalisesta työstä. Lopullinen päätös pysyy aina ihmisellä.
Miten rekrytoija voi mitata työnhakijakokemuksen laatua?
Työnhakijakokemuksen laatua voi mitata seuraamalla hakemusprosessin keskeyttämisprosenttia, kysymällä hakijoilta palautetta prosessin jälkeen, mittaamalla aikaa hakemuksesta ensimmäiseen yhteydenottoon sekä seuraamalla, kuinka suuri osa haastatelluista suosittelisi yritystä työnantajana eteenpäin. Nämä mittarit kertovat enemmän kuin pelkkä hakijamäärä.
Hakijapalautteen kerääminen on yksi helpoimmista ja alihyödynnetyimmistä keinoista. Lyhyt kysely prosessin päättyessä, myös niille, jotka eivät tulleet valituksi, tuottaa arvokasta tietoa siitä, missä kohdassa prosessi tuntuu epäselvältä tai raskaalta.
Keskeyttämisprosentti on erityisen kertova mittari. Jos suuri osa hakijoista aloittaa hakemuksen mutta ei lähetä sitä, prosessissa on jokin konkreettinen este. Tämä voi olla tekninen ongelma, liian pitkä lomake tai epäselvä ohjeistus. Kun tietää, missä hakijat keskeyttävät, korjaukset voi kohdistaa oikeaan paikkaan.
Rekrytointiprosessin laatu heijastuu myös työnantajamielikuvaan laajemmin. Hakija, joka kokee prosessin selkeäksi ja arvostavaksi, kertoo siitä eteenpäin riippumatta siitä, tuliko hän valituksi vai ei. Hakijakokemus on siis myös markkinointiviestintää.