Ehdokasviestinnän automaatio rekrytoinnissa tarkoittaa sitä, että hakijoille lähetettävät viestit, kuten vahvistukset, tilannepäivitykset ja hylkäysilmoitukset, lähetetään automaattisesti ilman manuaalista työtä joka kerta. Se vapauttaa rekrytoijan aikaa rutiineista ja varmistaa, että jokainen hakija saa tiedon prosessin etenemisestä oikea-aikaisesti. Tässä artikkelissa käymme läpi automaation käytännön toiminnan, hyödyt ja sen, milloin se kannattaa ottaa käyttöön.
Miten ehdokasviestinnän automaatio toimii käytännössä?
Ehdokasviestinnän automaatio toimii siten, että rekrytointijärjestelmä laukaisee ennalta määritettyjä viestejä automaattisesti, kun hakija siirtyy prosessissa vaiheesta toiseen. Rekrytoija määrittelee kerran, mitä viestitään ja milloin, jonka jälkeen järjestelmä hoitaa lähetyksen ilman erillistä toimenpidettä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun hakija jättää hakemuksen, hän saa välittömästi vahvistuksen. Kun rekrytoija siirtää hakijan seuraavaan vaiheeseen, järjestelmä lähettää kutsun tai tilannepäivityksen. Kun prosessi päättyy, myös ei-valituille lähtee asiallinen viesti automaattisesti. Rekrytoija ei siis unohda viestimistä kiireen keskellä, koska järjestelmä hoitaa sen puolesta.
Viestit voidaan lähettää useita kanavia pitkin, kuten sähköpostilla, tekstiviestillä tai WhatsAppilla, riippuen siitä, mikä tavoittaa hakijan parhaiten. Kaikki viestintä tallentuu myös rekrytointijärjestelmään, joten rekrytoijalla on aina selkeä kuva siitä, mitä hakijalle on kerrottu ja milloin.
Mitä viestejä rekrytoinnissa voi automatisoida?
Rekrytoinnissa voidaan automatisoida lähes kaikki toistuvat hakijaviestit, jotka eivät vaadi yksilöllistä harkintaa joka kerta. Näihin kuuluvat hakemuksen vastaanottovahvistukset, kutsu haastatteluun tai videohaastatteluun, muistutukset tapaamisista, tilannetiedotteet prosessin etenemisestä sekä hylkäysilmoitukset.
Konkreettisesti automatisoitavia viestejä ovat muun muassa:
- Hakemuksen vastaanottovahvistus heti jättämisen jälkeen
- Tieto siitä, että hakemus on käsittelyssä
- Kutsu puhelinhaastatteluun tai videohaastatteluun linkkeineen ja kysymyksineen
- Muistutus tulevasta tapaamisesta päivää tai tuntia ennen
- Tieto jatkoon pääsystä tai prosessista putoamisesta
- Pyyntö käytännön tietojen keräämiseksi työn aloitusta varten
- Personoitu kiitosviesti hakijalle prosessin päätyttyä
Näiden viestien automatisointi ei tarkoita, että viestinnästä tulee kylmää tai persoonatonta. Hyvässä rekrytointiautomaatiossa viestit voidaan muokata yrityksen äänensävyn mukaisiksi ja tarvittaessa personoida hakijan nimellä tai tehtävänimikkeellä.
Miten automaatio parantaa hakijakokemusta?
Automaatio parantaa hakijakokemusta ennen kaikkea siksi, että se poistaa epätietoisuuden. Hakija tietää aina, missä vaiheessa hänen hakemuksensa on, eikä joudu odottamaan vastausta hiljaisuuden keskellä. Tämä lisää luottamusta työnantajaa kohtaan merkittävästi.
Rekrytointiprosessissa yksi yleisimmistä hakijoiden turhautumisen syistä on se, että heihin ei oteta yhteyttä lainkaan tai yhteydenotto viivästyy kohtuuttomasti. Automaattinen viestintä rekrytoinnissa varmistaa, että jokainen hakija saa jonkinlaisen kokemuksen yrityksestä, vaikka häntä ei valittaisikaan.
Tärkeää on myös muistaa, että hakijakokemus ei pääty rekrytointiin. Hylätty hakija voi olla tulevaisuudessa asiakas, suosittelija tai uudelleenhakija. Pieni lisäpanostus viestinnässä, kuten lyhyt kiitos ja kannustava sävy hylkäysviestissä, jättää aivan erilaisen muistijäljen kuin geneerinen automaattiviesti. Tähän automaatio antaa hyvät puitteet, kun viestit on suunniteltu huolella.
Mikä ero on automaatiolla ja tekoälypohjaisella viestinnällä?
Perinteinen automaatio lähettää ennalta kirjoitettuja viestejä tiettyjen ehtojen täyttyessä, kun taas tekoälypohjainen viestintä voi mukauttaa viestin sisältöä, sävyä tai ajoitusta hakijan tietojen ja käyttäytymisen perusteella. Ero on siis siinä, kuinka paljon järjestelmä voi itsenäisesti päätellä ja soveltaa.
Käytännön esimerkkinä: perinteinen automaatio lähettää kaikille hakijoille saman hylkäysviestin, kun taas tekoälypohjainen järjestelmä voi tunnistaa hakijan osaamisprofiilin ja ehdottaa, mihin muuhun avoimeen tehtävään hän voisi sopia, tai muotoilla viestin hakijan taustan perusteella yksilöllisemmin.
Tekoälypohjainen lähestymistapa menee myös syvemmälle hakijoiden löytämisessä. Esimerkiksi Moneypennyn ominaisuudet perustuvat generatiiviseen tekoälyyn, joka osaa tunnistaa hakijan yllättävätkin taidot ja yhdistää ne avoimeen tehtävään. Tämä ei ole pelkkää automaatiota, vaan älykästä päättelyä, joka täydentää rekrytoijan työtä.
Yksinkertaistaen: automaatio hoitaa toistuvat tehtävät, tekoäly tuo niihin älyä ja kontekstuaalisuutta. Parhaimmillaan ne toimivat yhdessä.
Mitä hyötyjä ehdokasviestinnän automaatio tuo rekrytoijalle?
Ehdokasviestinnän automaatio tuo rekrytoijalle ennen kaikkea aikaa. Kun rutiiniviestit lähtevät automaattisesti, rekrytoija voi keskittyä siihen, mikä vaatii aitoa ihmisarviointia: haastatteluihin, päätöksentekoon ja kandidaattisuhteiden rakentamiseen.
Konkreettisia hyötyjä rekrytoijalle ovat:
- Ajansäästö: Yksittäisten viestien lähettäminen kymmenille tai sadoille hakijoille vie paljon aikaa manuaalisesti. Automaatio hoitaa tämän sekunteissa.
- Virheiden väheneminen: Manuaalisessa viestinnässä on riski unohtaa joku hakija tai lähettää väärä viesti. Automaatio poistaa tämän riskin.
- Johdonmukaisuus: Kaikki hakijat saavat saman laadukkaan viestintäkokemuksen, ei vain ne, jotka sattuvat olemaan rekrytoijan mielessä juuri sillä hetkellä.
- Parempi työnantajamielikuva: Sujuva ja ammattimainen hakijaviestintä heijastuu suoraan siihen, miten yritys koetaan työnantajana.
- Selkeä dokumentaatio: Kun viestintä tallentuu järjestelmään, rekrytoijalla on aina tieto siitä, mitä hakijalle on kerrottu.
Rekrytointiprosessin automaatio ei siis korvaa rekrytoijaa, vaan tekee hänen työstään mielekkäämpää poistamalla turhan toiston.
Milloin ehdokasviestintä kannattaa automatisoida?
Ehdokasviestintä kannattaa automatisoida silloin, kun rekrytointiprosessissa on selkeästi toistuvia viestintävaiheita ja hakijamäärät ovat riittävän suuria, että manuaalinen viestintä vie kohtuuttomasti aikaa tai alkaa lipsua. Jo muutaman kymmenen hakijan prosessissa automaatiosta on selvää hyötyä.
Erityisen kannattavaa automaatio on silloin, kun:
- Rekrytointeja on käynnissä useita samanaikaisesti
- Hakijoita on paljon ja jokaisen informoiminen manuaalisesti on epärealistista
- Rekrytointiprosessi on monivaiheinen ja hakijat tarvitsevat selkeitä tilannepäivityksiä
- Työnantajamielikuvaan halutaan panostaa systemaattisesti
- Rekrytoijalla on muita tehtäviä, eikä viestintä saa jäädä kiireen takia
Sen sijaan täysin automatisoitu viestintä ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Herkkiä tai henkilökohtaisia viestejä, kuten yksityiskohtaista palautetta haastattelun jälkeen, ei kannata automatisoida, vaan niihin tarvitaan aitoa ihmiskontaktia. Automaatio toimii parhaiten prosessin rakenteellisissa osissa, ei sensitiivisissä kohdissa.
Jos haluat nähdä, miten moderni rekrytointiautomaatio toimii käytännössä, ota yhteyttä ja käydään läpi, miten Moneypenny sopii teidän prosessiinne.