Sisäinen rekrytointi ja henkilöstötoimiston käyttäminen ovat kaksi eri lähestymistapaa avoimen paikan täyttämiseen, ja niiden välillä on selkeitä eroja nopeudessa, kustannuksissa ja sopivuudessa eri tilanteisiin. Sisäinen rekrytointi tarkoittaa, että yritys hoitaa koko rekrytointiprosessin itse omilla resursseillaan, kun taas henkilöstötoimisto eli henkilöstöpalveluyritys ottaa prosessin vastuulleen ja tuo mukanaan valmiit hakijaverkostot sekä rekrytointiosaamisen. Kumpi sopii paremmin juuri sinun tilanteeseesi riippuu useista tekijöistä, joita käymme läpi alla.
Kumpi täyttää avoimen paikan nopeammin?
Henkilöstötoimisto täyttää avoimen paikan tyypillisesti nopeammin kuin sisäinen rekrytointi. Henkilöstöpalveluyrityksillä on valmiit hakijarekisterit, aktiiviset kandidaattiverkostot ja vakiintuneet prosessit, joiden ansiosta sopivia hakijoita voidaan esitellä asiakkaalle jo muutaman päivän kuluessa toimeksiannon aloittamisesta.
Sisäinen rekrytointiprosessi sen sijaan käynnistyy usein hitaammin. Työpaikkailmoituksen kirjoittaminen, julkaiseminen, hakemusten kerääminen ja niiden läpikäyminen vie aikaa, varsinkin jos HR-tiimillä on samaan aikaan muita tehtäviä. Kiireellisissä rekrytoinneissa tämä ero voi olla merkittävä.
Nopeuteen vaikuttaa myös roolin vaativuus. Yleisiin toimihenkilötehtäviin löytyy hakijoita nopeasti kummallakin mallilla, mutta erikoisosaamista vaativissa rooleissa henkilöstötoimiston laajat verkostot korostuvat entisestään. Toisaalta sisäinen rekrytointi voi olla nopea vaihtoehto silloin, kun kyseessä on sisäinen ylennys tai rooliin sopiva henkilö on jo tiedossa.
Mitä sisäinen rekrytointi maksaa verrattuna henkilöstötoimistoon?
Sisäinen rekrytointi näyttää ensisilmäyksellä edullisemmalta, koska ulkoisia palkkioita ei makseta, mutta todelliset kustannukset muodostuvat HR-henkilöstön ajasta, työpaikkailmoitusten julkaisukuluista ja mahdollisista pitkittyneistä rekrytointiajoista. Henkilöstötoimiston palkkio on selkeä ja ennustettavissa, mutta se kattaa laajan palvelukokonaisuuden.
Sisäisen rekrytoinnin piilokulut ovat usein aliarvioituja. Kun rekrytointiprosessiin osallistuu useita henkilöitä, kuten HR-koordinaattori, esimies ja johto, kertyy työtunteja helposti kymmenistä jopa satoihin. Lisäksi täyttämättä jäänyt tehtävä aiheuttaa tuottavuusmenetyksiä, joita ei aina lasketa rekrytointikustannuksiin.
Henkilöstötoimiston palkkio voi tuntua suurelta kertaerältä, mutta se sisältää kandidaattien etsimisen, haastattelut, taustatarkistukset ja usein myös takuuajan, jonka aikana sopimaton valinta korvataan uudella hakijalla. Tämä pienentää rekrytoinnin riskiä merkittävästi ja tekee kokonaiskustannuksesta usein kilpailukykyisen sisäiseen malliin verrattuna.
Milloin kannattaa käyttää henkilöstötoimistoa sisäisen rekrytoinnin sijaan?
Henkilöstötoimiston käyttäminen kannattaa erityisesti silloin, kun rekrytointi on kiireellinen, rooli on erikoistunut, hakijoita on vaikea löytää tai yrityksen oma HR-kapasiteetti on kuormittunut. Henkilöstöpalveluyritykset tuovat lisäarvoa myös tilanteissa, joissa halutaan pitää rekrytointi luottamuksellisena tai testata uutta roolia ennen vakituista palkkaamista.
Käytännössä henkilöstötoimiston käyttö sopii erityisen hyvin seuraaviin tilanteisiin:
- Tehtävä pitää täyttää nopeasti eikä sisäisillä resursseilla ole kapasiteettia
- Haetaan harvinaisempaa osaamista, jota ei löydy normaalilla ilmoittelulla
- Yritys on kasvuvaiheessa ja rekrytointeja on paljon yhtä aikaa
- Halutaan henkilöstövuokrausta ennen vakituista työsopimusta
- Rekrytointi halutaan pitää salassa kilpailijoilta tai nykyisiltä työntekijöiltä
Sisäinen rekrytointi puolestaan toimii parhaiten silloin, kun yrityksessä on vahva työnantajabrändi, aktiivinen hakijavirta ja riittävästi HR-resursseja prosessin hoitamiseen alusta loppuun.
Miten hakijakokemus eroaa näissä kahdessa mallissa?
Hakijakokemus on yleensä henkilökohtaisempi henkilöstötoimiston kautta, koska rekrytointikonsultti toimii aktiivisena välikätenä, pitää hakijaan yhteyttä ja ohjaa prosessin läpi. Sisäisessä rekrytoinnissa hakija on suoraan tekemisissä tulevan työnantajan kanssa, mikä voi tuntua luontevammalta, mutta viestintä voi olla epäsäännöllisempää resurssipaineiden takia.
Henkilöstötoimistossa hakija saa usein nopeammin palautetta, koska konsultit seuraavat prosessia tiiviisti ja heidän tehtävänsä on pitää sekä asiakas että hakija tyytyväisenä. Tämä parantaa hakijakokemusta erityisesti silloin, kun rekrytointiprosessi on pitkä tai monivaiheinen.
Sisäisessä rekrytointiprosessissa hakija näkee yrityskulttuurin jo rekrytoinnin aikana, mikä voi olla positiivinen kokemus. Riskinä on kuitenkin, että hakijat jäävät ilman riittävää viestintää kiireisten aikataulujen takia, mikä heikentää työnantajamielikuvaa. Modernit rekrytointityökalut, kuten Moneypennyn ominaisuudet, auttavat parantamaan hakijakokemusta myös sisäisessä rekrytoinnissa automatisoimalla osia prosessista.
Voiko sisäistä rekrytointia ja henkilöstötoimistoa käyttää yhtä aikaa?
Kyllä, sisäistä rekrytointia ja henkilöstötoimistoa voi käyttää samanaikaisesti, ja tämä ns. rinnakkaisrekrytointi on yleinen tapa varmistaa paras lopputulos. Yritys voi julkaista ilmoituksen omilla kanavilla ja antaa saman tehtävän samanaikaisesti henkilöstöpalveluyrityksen hoidettavaksi, jolloin hakijapooli on mahdollisimman laaja.
Rinnakkaisrekrytoinnissa on kuitenkin tärkeää sopia selkeästi pelisäännöistä etukäteen. Kumpi taho vastaa viestinnästä hakijoille? Miten varmistetaan, ettei sama kandidaatti tule kahta kautta? Näihin kysymyksiin vastaaminen etukäteen säästää sekaannuksilta myöhemmin.
Monissa yrityksissä on myös tapana käyttää eri malleja eri rooleille. Rutiininomaisempiin tehtäviin käytetään sisäistä rekrytointia kustannussäästöjen takia, kun taas vaativampiin tai kiireellisempiin tehtäviin turvaudutaan henkilöstötoimistoon. Tämä hybridimalli on joustava tapa hallita rekrytointiprosessia tehokkaasti eri tilanteissa. Jos haluat kuulla, miten älykäs rekrytointialusta tukee tätä kokonaisuutta, voit ottaa yhteyttä Moneypennyn tiimiin.