Monikanavainen viestintä parantaa hakijakokemusta merkittävästi, koska se varmistaa, että jokainen työnhakija saa oikea-aikaista tietoa itselleen sopivassa kanavassa. Kun rekrytointiviestintä tapahtuu hakijan ehdoilla, epävarmuus vähenee ja luottamus työnantajaa kohtaan kasvaa. Alla käymme läpi käytännön kysymykset siitä, miten monikanavainen lähestymistapa toimii rekrytoinnissa.
Mitä kanavia rekrytointiviestinnässä kannattaa käyttää?
Rekrytointiviestinnässä kannattaa käyttää kanavia, joita hakijat itse käyttävät aktiivisesti: sähköposti, tekstiviesti ja pikaviestimet kuten WhatsApp ovat tällä hetkellä tehokkaimmat vaihtoehdot. Oikea kanavavalinta riippuu kohderyhmästä ja rekrytointiprosessin vaiheesta, mutta eri kanavien yhdistelmä tuottaa parhaan tuloksen.
Sähköposti toimii hyvin virallisemmissa viesteissä, kuten haastattelukutsuissa tai hylkäysilmoituksissa, koska hakija voi palata viestiin myöhemmin. WhatsApp ja tekstiviestit sopivat erinomaisesti nopeaan viestintään, kuten aikataulujen sopimiseen tai lyhyisiin tilapäivityksiin. Hakijat reagoivat pikaviestipalveluihin huomattavasti nopeammin kuin sähköpostiin, mikä nopeuttaa koko prosessia.
Tärkeintä ei ole kanavien määrä vaan se, että viestintä on johdonmukaista kanavasta riippumatta. Hakijan ei pitäisi joutua etsimään tietoja useista eri paikoista tai pohtimaan, onko hänen hakemuksensa edes perillä. Kun kaikki viestintä tallentuu yhteen paikkaan ja kulkee saumattomasti eri kanavien välillä, sekä rekrytoija että hakija pysyvät ajan tasalla ilman ylimääräistä työtä.
Miten monikanavainen viestintä vaikuttaa hakijan sitoutumiseen?
Monikanavainen viestintä lisää hakijan sitoutumista rekrytointiprosessiin, koska se vähentää epävarmuutta ja tekee hakemisesta vaivattomampaa. Kun hakija saa tietoa oikeaan aikaan ja oikeassa kanavassa, hän pysyy motivoituneena ja jatkaa todennäköisemmin prosessissa loppuun asti.
Sitoutuminen rakentuu luottamuksesta. Hakija, joka tietää, missä vaiheessa prosessi etenee, ei hylkää hakemustaan kilpailevan tarjouksen tullessa yhtä helposti kuin hakija, joka on jäänyt ilman viestejä viikkojen ajaksi. Aktiivinen ja läpinäkyvä viestintä viestii siitä, että työnantaja arvostaa hakijan aikaa.
Sitoutuminen ei tarkoita vain sitä, että hakija pysyy mukana prosessissa. Hyvin hoidettu rekrytointiviestintä vaikuttaa myös siihen, millaisen kuvan hakija saa yrityksestä työnantajana. Tämä työnantajamielikuva kantaa pitkälle: positiivinen kokemus johtaa usein siihen, että hakija suosittelee yritystä muille tai hakee uudelleen tulevaisuudessa.
Miksi hakijat jättävät rekrytointiprosessin kesken?
Hakijat jättävät rekrytointiprosessin kesken useimmiten viestinnän puuttumisen tai hitauden takia. Kun hakija ei kuule mitään hakemuksensa jättämisen jälkeen, epävarmuus kasvaa ja kynnys hyväksyä toinen tarjous madaltuu. Pitkä hiljaisuus tulkitaan usein merkiksi siitä, ettei hakijaa arvosteta.
Muita yleisiä syitä prosessin keskeyttämiseen ovat liian monimutkaiset hakemislomakkeet, epäselvät seuraavat askeleet ja tunne siitä, ettei prosessilla ole selkeää rakennetta. Hakija, joka ei tiedä, mitä häneltä odotetaan tai koska hän kuulee seuraavan kerran, on altis keskeyttämään.
Tässä kohtaa rekrytointiviestinnän merkitys korostuu erityisesti. Edes lyhyt automaattinen vahvistusviesti hakemuksen vastaanottamisesta tai tieto siitä, milloin hakija voi odottaa kuulevansa lisää, vähentää keskeyttämisiä huomattavasti. Pieni panostus viestintään prosessin alussa maksaa itsensä takaisin parempana hakijakokemuksena ja täytettyinä avoimina paikkoina.
Miten tekoäly tehostaa rekrytointiviestintää eri kanavissa?
Tekoäly tehostaa rekrytointiviestintää automatisoimalla rutiiniviestit, personoimalla sisältöä hakijakohtaisesti ja varmistamalla, että oikea viesti lähtee oikeaan aikaan oikeassa kanavassa. Tämä vapauttaa rekrytoijan aikaa siihen, mikä oikeasti vaatii ihmisen arviointikykyä.
Käytännössä tekoälyavusteinen viestintä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että valituille hakijoille lähtee automaattisesti tieto jatkoon pääsystä, haastatteluajat voidaan sopia suoraan viestinnän kautta ja tarvittavat linkit tai kysymykset jaetaan hakijalle ennen tapaamista. Samalla voidaan kerätä käytännön tietoja työn aloittamiseen liittyen, jolloin kaikki tärkeä kulkee yhdessä paikassa.
Myös ei-valituille hakijoille voidaan tekoälyn avulla lähettää personoitu ja asiallinen viesti sen sijaan, että kaikille lähtee sama geneerinen hylkäysteksti. Tämä pieni ero jättää aivan erilaisen muistijäljen. Moneypennyn ominaisuudet tukevat monikanavaista viestintää WhatsAppin, sähköpostin ja tekstiviestien kautta, ja kaikki viestintä tallentuu automaattisesti osaksi rekrytointiprosessin tietoja myöhempää tarkastelua varten.
Milloin rekrytointiviestintä on liikaa tai liian vähän?
Rekrytointiviestintä on liian vähäistä silloin, kun hakija ei tiedä, missä prosessi etenee tai koska hän kuulee seuraavan kerran. Liikaa se on silloin, kun viestejä tulee niin tiheästi tai niin monesta kanavasta, että hakija kokee sen kuormittavana. Tasapaino löytyy viestimällä merkityksellisistä vaiheista selkeästi ja ennakoivasti.
Käytännön nyrkkisääntönä voi pitää seuraavaa: hakija ansaitsee vähintään vahvistuksen hakemuksen vastaanottamisesta, tiedon prosessin etenemisestä tai päättymisestä ja selkeän lopputuloksen riippumatta siitä, tuleeko hän valituksi vai ei. Näiden kolmen vaiheen välissä ylimääräiset viestit ovat tervetulleita, jos ne tuovat lisäarvoa.
On myös tärkeää huomata, että sama viestintämäärä ei sovi kaikille. Jotkut hakijat haluavat tiheämpää päivitystä, toiset arvostavat rauhaa. Mahdollisuus valita oma viestintäkanava on yksi tapa antaa hakijalle kontrollia omasta kokemuksestaan. Kun rekrytointiviestintä on suunniteltu hakijan näkökulmasta eikä pelkästään rekrytoijan prosessin näkökulmasta, lopputulos on parempi molemmille osapuolille. Ota yhteyttä, jos haluat kuulla lisää siitä, miten monikanavainen viestintä toimii käytännössä.